おはこんばんは、おばサラです。
今の業務では、課題管理としてJIRAを使っています。
チケットタイプの管理システムとして、かなり機能が多く、Slackとも連携ができるため、把握もしやすく、いろいろな管理に利用しています。
年末頃から、過去チケットの棚卸を始めたのですが・・・これが、なかなかの労力。
全員が適時に処理すれば整理する必要もないのですが、なかなかそうもいかず。
一番多かったのは「対応済み依頼者確認待ち」での滞留。
依頼者は、JIRAからの連絡をメールやSlack、場合によっては直接連絡など、JIRAの外側で気が付き、実質的な確認は別の形で終えるため、わざわざチケットを開いて更新する必要がないのです。
そのため、昔だったら最後にキャビネットに綴じるのを待つ紙のように積みあがります。
次に多いのは「とりあえず起案したけどそのまま何も進んでいない」状態での滞留。
これは、起案した人が異動や退職などで業務を離れてしまった場合におきがち。
必要な業務であれば別の形で進行して完了していたり、「余裕があったらやりたいよね」と起案したものの、余裕などなく時が過ぎたり・・・と「忘れ去られる」ことにより、ぽつりぽつりと取り残されます。
こういったチケットたちは日々関係者が目にしているはずなのですが・・・やはりある程度以上の数があると、「自分の関係するものだけを見る」「大事でないものは”とりあえず”無視する」といった人間の特性が発揮され、結局ずっとそのままに。
そのために年末年始のこのタイミングで棚卸整理です。
確認が完了すべき時が経過しすぎてしまっているものは責任者の自分の判断でバシバシ完了。
「きっと別の形で終わっている」チケットは関係者に確認・問題なければクローズ。
「余裕があったらやりたいよね」チケットも、リセットした今の視点でROIを判断、たいていはコストと期待効果が見合わないのでクローズ。
どれも偶に「おっとこれは・・・？！」というものがあるので確認です。
そうやって整理しているうちに、だんだんと「管理できる」数に落ち着いてきます。
こうなれば大丈夫。日々目にする中で「あ、これ抜けてた！」と気づいて進められるようになってきます。
きっと紙面で管理していた頃も同じだったのだろうなー、と妄想。
新聞は情報が限られているけど、そこに書いてある情報を読んでいるうちに、なんとなく情報の流れや時系列が自分の中でできてきて、普段過ごしている中でも関係する情報がなんとなくキャッチアップできるようになった感覚。
今のスマホの情報は多くて、いろいろ見ても何となく「流れを把握できた」という実感が掴みにくいと感じます。
もちろん、限られた情報は誰かが取捨選別した結果なので、マスメディアによる誘導が可能になってしまった過去もあったわけで、今の方がよいのだと思います。
ですが、システムの心地よいフィルタリングに頼っているのは危険。
今回のように「こんな数を総チェックするなんて！！」と悲鳴あげながらも定期チェックして全体を把握することが大事、と改めて感じました。
今回JIRAの整理をしつつ大事だな、と改めて感じたことは
・とりあえず作成日と更新日は見える形に。滞留チケット一目瞭然です。
・普段は使わないフィルターをかけてみる。切り口をかえると変なものが浮かび上がります。
・確認した時に把握できたことはとにかくその場でコメントに記載！チケット内で情報を完結させる！確認した時には全員理解できたのに「なんだっけ？」となるのは必然の事故。MTGメモなどは結局後手間を増やすだけです。
・エピック、関連チケットはこまめに紐づけすること。情報の流れが作れるだけで各段にスムーズになります。
とにも角にも年を跨ぎ、なんとか整理しきって連休を迎えられました。
来週は「おっとこれは・・・？！」のフォローを開始です。
