おはこんばんは、おばサラです。
繁忙すぎて「タスクをやりかけのまま忘れる」ということが起きてきました。
ちょっと危機です。
仕事においては「自分にまわってきたボールをいかに早く手放すか」を気にしています。
組織において一人で完結する仕事はなく、必ずステークホルダーがいます。（もちろん自分がクローズして完了、というものもあります）
なので、お互いのパスを素早くできることで、タスクもプロジェクトも早く推進できると考えています。
もちろん、フェーズ自体が大きいものもあるのですが、その場合はできる限り小分けに因数分解して、タスクが完了するたびに上司や関係者へ共有、確認をすることで、次のフェーズの人が調整したり差し戻したり、という事をできる限り減らしています。
（そもそもフェーズ自体があまり大きくならないようにしています）
それを関係するすべての案件で実現するために、仕事をできる限り細切れに並行して推進、それぞれの関係者の待ち時間を減らすようにしています。
基本はGTD（Get Things Done）
これは昔からしているやり方のため、割合「得意な方」だと自負しているのですが・・・
会議が増えてきた結果「一塊のタスクを途中まで進めたところで時間切れ」ということが増え、結果、そのやりかけのタスクを忘れてしまう、という事が起きています。
対策としてできる限り業務を平準化、定型化して「自分が関わらなくても進行できる」状態を増やしているのですが、同時に他の方の混乱を引き受けることもしているため、「出ていく方より入ってくる方が多い」という状況になります。
こういう時はどうしていたんだっけ・・・と思い出しながら反省会。
そういえば以前は「付箋を書いて貼っておく」「ノートの空きスペースに書いておく」ということをしていました。
それから金曜日に年末にするのが「リマインドを仕込んでおく」
休み明けの自分がすべて忘れ去っていても、それにより思い出すことができます。
ただ、今は「ノートに控える時間もない」「リマインド先がないほど予定が埋まっている」という状態。なのでとにかくブックマークをつけて、一日の最後にすべて見るようにしています。
そして今日発覚したのが「終了したブックマークを外し忘れている」ということ。
おかげで、「終わっているのに確認する」という状態になり、自分の首を絞めることに・・・忘れるよりははるかに良いのですが、残業時間が伸びていく現状です。
こうしてつらつらと書いて見ると「7つの習慣」で言われている「刃を研ぐ時間」までをタスク実行・推進に回してしまっているのが敗因ですね。
明日からは「1分タスクをする時間を減らして、業務を見回す時間にあてる」を注意してみます。
